Recomendaciones para la elaboración de sitios web para eventos

A continuación se brindan algunas recomendaciones y consejos para la elaboración de sitios web para eventos (congresos, conferencias, simposios, talleres, etc.), con el objetivo de otorgar un marco institucional coherente, promover la difusión web del evento y asegurar la preservación y la difusión de la producción del evento: actas, artículos, presentaciones, etc.

Dominio web

El sitio web del evento debe alojarse dentro del dominio web de la UNLP: unlp.edu.ar. De esta forma, se le otorga una mayor pertenencia institucional al evento y toda la comunidad universitaria se beneficia por los contenidos y enlaces que el sitio web genera. Algunos ejemplos son:

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https://congresos.unlp.edu.ar/CAREM : Sitio web del XIII Congreso Argentino de Educación Matemática, organizado por la Facultad de Ingeniería de la UNLP y alojado en el Portal de Congresos de la UNLP;

https://jornadas.ead.unlp.edu.ar : Sitio de las Jornadas de TIC en Innovación en el AULA, Dirección de Educación a Distancia (EAD) de la UNLP;

http://cacic2017.info.unlp.edu.ar : Congreso Argentino de Ciencias de la Computación 2017, Facultad de Informática de la UNLP;

Soporte multidioma

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Además del uso del castellano, se recomienda la incorporación de información del evento en al menos el idioma inglés, incluso si el evento tiene un alcance local o regional. El inglés es utilizado mundialmente para la difusión de la ciencia, por lo que la adopción de este idioma genera proyección internacional y mayor visibilidad en línea.

Imagen institucional

Es importante incluir los logos y enlaces a la UNLP o a la dependencia de la UNLP desde donde se está gestionando el evento, así como también a cualquier otra institución organizadora (CIC, CONICET, Agencia, etc.). Estos logos deben ser visibles a simple vista y, en el caso de la UNLP, deben adecuarse al manual de normas de identidad visual (http://sedici.unlp.edu.ar/handle/10915/59276).

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Sitio web adaptativo (responsive)

Es cada vez más frecuente que los usuarios accedan a los contenidos web desde dispositivos muy diversos: computadoras portátiles, celulares, tablets, SMART TV, computadoras de escritorio, etc. El sitio web debe ser capaz de identificar el tipo de pantalla que está utilizando cada visitante y adaptar su presentación (disposición de la información, tamaño del texto, definición de imágenes, etc.) según cada caso. También es importante tomar consciencia de que los usuarios necesitan interactuar con el sitio web (cargar un trabajo, completar una encuesta, enviar una consulta, etc.) y, por lo tanto, deben generarse las condiciones para que puedan hacerlo desde cualquier dispositivo.Related image

Amigable con motores de búsqueda (SEO Friendly)

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La mayoría de los usuarios accede a los sitios web a través de buscadores, como Google, Yahoo! o Bing. Para que el portal del evento figure entre los primeros resultados de una búsqueda, es importante que éste incluya información (oculta para los usuarios) que permita a los buscadores web priorizar sus contenidos. Cabe aclarar que la mayoría de los sistemas de gestión de contenidos actuales realizan esto de manera automática; sin embargo, en caso de contratar un programador o diseñador para desarrollar el sitio web desde cero (no recomendable), deberá incluirse esta META información para posicionar al sitio web en las búsquedas de los usuarios.

Espacio para últimas novedades

Más allá de mostrar información estática sobre el evento (fechas importantes, alojamiento, lugar del evento, etc.) es conveniente incluir un espacio destacado donde se publiquen las últimas novedades: cambios de último momento, recomendaciones para visitantes, actualización de la agenda, etc.

Además, se recomienda que el sitio web incluya algún sistema de distribución automática de estas novedades (RSS), para que los usuarios reciban notificaciones cuando se publica una noticia directamente en sus dispositivos móviles. Muchos gestores de contenidos de la actualidad también hacen esto de manera automática y transparente para los usuarios y administradores de los sitios web.

Información para autores e información para participantes

Si bien en ambos casos se trata de personas que están interesadas en el evento, sus roles y sus tiempos, son muy diferentes. Por un lado, los autores (quienes desean proponer trabajos para presentar) usualmente buscan las normas para el envío de trabajos, fechas límite de envío y de revisión, licencia de publicación, formatos aceptados, etc., y suelen hacerlo muchos meses antes de la fecha del evento.

Por el otro lado, los participantes en general están interesados en los costos, formas de pago, lugares de alojamiento, medios de transporte, etc., y mucha de esta información debe estar claramente visible y accesible a medida que se acerca la fecha del evento.

 

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Mapa con enlace al lugar del evento

Resultado de imagen para location iconosEn la actualidad, existen herramientas gratuitas, como Google Maps, Open Street Map o Bing Maps, que permiten incorporar mapas dentro de los sitios web. Estos mapas pueden tener marcas en puntos de interés y rutas recomendadas, y los usuarios pueden interactuar con estos desde sus dispositivos móviles para, por ejemplo, solicitar asistencia para llegar a un determinado lugar, encontrar rutas alternativas o buscar servicios cercanos (restaurantes, hoteles, etc.).

Licencia de difusión

Creative Commons 1

 

 

Los autores de trabajos, presentadores de pósteres y conferencistas deben conocer antes de enviar sus propuestas y artículos bajo qué licencia se publicarán estos materiales. Se recomienda el uso de la licencia Creative Commons CC BY SA 4.0, a fin de fomentar la difusión y el reúso de estos materiales.

Publicación de los materiales en el repositorio

Todos los materiales generados durante el evento (presentaciones, artículos, pósteres, actas) deben ser visibles para los participantes, la comunidad académica y el público en general. Esto puede realizarse una vez finalizado el evento, aunque en muchos casos resulta conveniente publicar los artículos antes del comienzo del mismo, de modo tal que se les dé a los participantes la posibilidad de leer los trabajos antes de asistir a las conferencias, y así enriquecer mucho más el debate e intercambio. El repositorio institucional es el lugar ideal para alojar estos documentos, ya que aportarán una gran cantidad de información descriptiva (metadatos) que facilita la localización de los contenidos, asegura la preservación digital de los documentos y promueve su diseminación y reúso a escala global.

Redes sociales

Las redes permiten una interacción ágil con los usuarios y son de gran utilidad para recuperar debates, fotografías y comentarios de los participantes del evento. Se recomienda adoptar alguna red social de uso masivo, como Facebook o Twitter, y promover desde el sitio web la etiqueta o hashtag “oficial” que se utilizará para agrupar las discusiones relacionadas con el evento. Por ejemplo:

#biredial: hashtag de twitter utilizado durante la conferencia internacional de Bibliotecas y Repositorios Digitales de América Latina (BIREDIAL-ISTEC).

 

 

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